Statusbrewのアクセス権限の構造と管理方法
プライマリーオーナー、オーナー、そして管理者は、ユーザーの権限を管理することが可能です。ユーザーがアクセスできるソーシャルプロファイル／プロファイルグループと、そこで何を実行することができるのかを設定できます。権限の付与は、アクセス権を必要な範囲に制限し、効率的な共同作業を提供します。
このアクセス権限の付与は、1つの共有のワークスペースでリスクにさらされることなく全員が作業するために、そしてSNS運用で特定のタスクを様々な人またはチームで行うために、必要不可欠です。
この記事ではStatusbrewにおけるユーザーへのアクセス権限を設定方法や、設定方法の実用例を紹介します。
アクセス権限設定とは、特定のユーザーやグループがシステムやデータにアクセスできる範囲を制限する機能のことです。
Statusbrewのアクセス権限の種類
Statusbrewでプロファイルを追加し、プロファイルグループを作成すると、その特定のプロファイルとプロファイルグループに対して、誰がどの機能にアクセスできるかを制御することができます。
プロファイル/プロファイルグループには、以下の権限を設定することができます。
設定可能なアクセス権限
権限 | 概要 | 誰に付与するのが最適か |
|---|---|---|
すべての権限 | エンゲージ、投稿、レポートの全機能に対するアクセス権限。 | 制限なく全機能にアクセスする必要がある、チームリーダー、マネージャー、アカウントオーナー。日々のエンゲージメントから投稿やレポートなど制限なくあらゆることに対応する、信頼できるそしてシニアチームメンバーに付与すべき権限です。 |
エンゲージ機能すべて | エンゲージの会話を確認、割り当て、返信、クローズさせることができ、社内共有ノートも残すことができる権限。 | 顧客のメッセージやコメントに積極的に返信するコミュニテイ管理者やサポートチームなど、受信する問い合わせに対応するユーザーに付与しましょう。 |
会話の閲覧のみ | 会話の閲覧のみが可能な権限。会話に返信したり、リアクションしたりすることはできません。 | 若手のチームメンバーや、入社間もない社員に付与して、進行中のやりとりを把握し、関連するタスクのコンテキストを集め、顧客対応の方法を学んでもらうことが可能です。まだ回答や返信を直接管理するのが難しい場合にこの権限を付与します。 |
会話の監視 | 下記のようなモデレーション業務が可能な権限。 - 会話ステータスの更新(オープン／クローズ／スヌーズ) - 会話の非表示／再表示／削除 - ユーザーのブロック／ブロック解除 - 会話へのマクロアクションの適用 - マクロアクションを使った社内共有ノートの追加 この権限では、公開の場で会話に返信することはできません。 | 会話に直接返信し、公開の場で顧客とやりとりすることはありませんが、不適切な会話を非表示にし、スパムを排除することで、会話を安全安心な状態に管理する立場のチームメンバーに付与すると良いでしょう。 |
投稿すべて | 承認を必要とせず、投稿の作成、予約投稿、公開をできる権限。 | 他の人の承認を必要とせず、企画、作成、予約投稿、公開できるシニアコンテンツマネージャーや経験豊富なマーケティング担当者。 |
投稿作成（承認が必要） | 投稿を作成することはできるが、直接公開することはできない権限。一度作成された投稿は、下書きとして保存するか、承認へ回す必要があります。 | インターン、若手コンテンツクリエイター、またはフリーランスの協力者等、コンテンツは作成しても直接投稿すべきでないユーザー向けの権限です。レビュー前の投稿やブランドにそぐわないコンテンツが公開されてしまうアクシデントを避けるため、マネージャーまたは編集者による投稿内容のレビューと承認を確実に行うことができます。 |
プランナー閲覧のみ | 編集権限はなく、プランナーのスケジュールと公開済みの投稿を閲覧できる権限。 | 若手チームメンバーやインターンなど、コンテンツスケジュールや次回キャンペーンを把握する必要があるユーザー向けの権限です。 |
レポート閲覧のみ | パフォーマンス追跡とインサイトのため、レポートを作成、生成することができる権限。 | マーケティングアナリストやレポーティングアシスタントに適した権限です。投稿やエンゲージメントに関する業務は担当せず、データを積み上げ、パフォーマンス概要を作成し、定期的にシニアマネージャーやクライアントとデータの共有を行うユーザー向けです。 |
プライマリーオーナー、オーナー、管理者であるメンバーは下記の閲覧が可能です(コラボレーターとして追加されていなくとも閲覧可能)。
・すべてのプランナーボード
・すべてのエンゲージのチーム受信箱
・すべてのレポートダッシュボード
プロファイルとユーザーグループによる権限付与
Statusbrewにユーザーを新しく招待した後、ユーザーへのアクセス権限付与がより簡単になりました。個別にアクセスや権限を設定する代わりに、新しいユーザーをユーザーグループに追加するだけで完了します。そのユーザーグループに対して事前に設定したすべての設定とアクセス権が、新しいユーザーにも自動的に適用されます。同様に、新しいソーシャルプロファイルを追加する場合、新しいプロファイルをあらかじめ設定されたプロファイルグループに追加すれば完了です。新しいプロファイルは、その特定のプロファイルグループのアクセス設定に従って動作します。
プロファイルグループとユーザーグループを使用したアクセス権限とワークフローの作成については、Statusbrew - グループ機能の紹介 | SNSマーケティングの基本：ソーシャルメディアを大規模に管理するためのソリューション で詳しく説明しています。
単体のソーシャルプロファイルにアクセス権限を付与する方法
Statusbrewでは、単体のソーシャルプロファイルに権限を付与して、どのユーザー／ユーザーグループが特定のソーシャルプロファイルにアクセス・管理することが可能です。これにより、それぞれのプロファイルにおいて誰が投稿、エンゲージ、レポート作成するのかの詳細を管理できます。
プロファイルを選択します。
権限を設定したいプロファイルの左にある三点メニュー をクリックします。
編集をクリックします。
権限を追加をクリックします。
付与したい権限を選択します。
選択された権限の隣に、その権限を付与したいユーザー／ユーザーグループを入力します。「よく使う」や検索バーを使うと便利です。
更新をクリックして変更を適用します。
Statusbrewでは、ワークフローを柔軟に管理するため、複数の権限を追加することができます。
ユーザー／ユーザーグループの隣にある をクリックすると、権限からそのユーザー／ユーザーグループを削除できます。
そのプロファイルグループから権限を取り除くためには、権限名の右端にある 権限を削除)をクリックしてください。
Statusbrewに新しいプロファイルを接続する過程で権限を設定することも可能です。アクセスが認証された後、Statusbrewのプロファイル詳細画面にリダイレクトしますが、この時、特定のプロファイルに権限を付与して、設定を更新します。
プロファイルグループへ一括で権限を付与する方法
プロファイルグループにアクセス権を設定することで、プロファイルの管理がこれまで以上に簡単になります。アクセス権を一度設定すれば、新しいプロファイルをグループに追加するたびに、自動的に設定されます。
設定へアクセスします。
プロファイルグループを選択します。
アクセス権限を設定したいプロファイルグループの左にある三点メニューをクリックします。
編集をクリックします。
権限を追加するをクリックします。
設定したい権限を選択します。
選択された権限の隣に、その権限を付与したいユーザー／ユーザーグループを入力します。「よく使う」や検索バーを使うと便利です。
更新をクリックして変更を適用します。
Statusbrewでは、ワークフローを柔軟に管理するため、複数の権限を追加することができます。
ユーザー／ユーザーグループの隣にある をクリックすると、権限からそのユーザー／ユーザーグループを削除できます。
そのプロファイルグループから権限を取り除くためには、権限名の右端にある 権限を削除)をクリックしてください。
FAQs
チームメンバーのプランナーにプロファイルが１つも表示されないのはなぜですか？
これは、そのチームメンバーにプロファイルやプロファイルグループに関する投稿権限が付与されていない場合に起こります。
設定→ プロファイル→三点ドットメニューをクリック→編集を選択→権限を変更します。
投稿機能すべて： 投稿の作成、予約投稿、公開を直接行うことが可能
投稿作成（承認が必要）： 下書きを作成し、投稿を承認申請可能。自分で公開することはできない
プランナー閲覧のみ： カレンダーを閲覧可能できるが編集はできない
すべての権限：投稿だけでなく、レポートやエンゲージなどすべての権限を持つ。責任者者、アカウントリーダーに。
チームメンバーのエンゲージに会話が表示されないのはなぜですか？
これは、そのチームメンバーに会話に紐づいているプロファイル／プロファイルグループのエンゲージ権限が付与されていない場合に起こります。
設定→ プロファイル→三点ドットメニューをクリック→編集を選択→権限を変更します。
エンゲージ機能すべて：会話の閲覧、返信、アサイン、クローズが可能
会話の監視（Moderate Conversations）：会話ステータスの管理、メッセージの非表示／削除が可能。ただし、公開の場で返信することは不可
会話閲覧のみ：会話の閲覧のみが可能
その他の方法として、チームメンバーをチーム受信箱のコラボレーターとして追加して、プロファイルへのアクセス権限は付与せず特定の会話に対するアクセス権を付与することもできます。
チームメンバーがレポートにアクセスできないのはなぜですか？
これは、そのチームメンバーにプロファイル／プロファイルグループのレポート権限が付与されていない場合に起こります。
設定→ プロファイル→三点ドットメニューをクリック→編集を選択→権限を変更します。
レポート閲覧のみ： そのプロファイルに関するレポートを閲覧・作成できる（「閲覧」とありますが作成も可能です）
プロファイルへのアクセス権を付与せず、既存のレポートを共有したいときは、レポートの共有リンクを使うことができます。
特定のプロファイルに関してのみ、投稿の権限やコンテンツを承認する権限を付与するにはどうしたらよいですか？
アクセス権が必要なプロファイルについてのみ、投稿機能すべてを付与してください。それ以外のプロファイルでは権限を付与しないでください。権限を付与されていないプロファイルに関するデータは表示されません。
権限を設定する手順。
設定 → プロファイル
(three-dots)プロファイル横の三点ドットメニューをクリック → 編集 → 権限を追加
投稿権限すべてにユーザーを追加する
更新をクリック
アクセス権が必要なプロファイルで上記の手順を繰り返します。
複数のプロファイルを管理している場合、プロファイルグループレベルで権限を付与すると管理が容易になります。
設定 → プロファイルグループで同様の設定を行います。
ユーザーにレポートの閲覧権限のみ（作成や編集権限を除く）を付与するにはどうすればよいですか？作成や編集権限は付与しません。
そのユーザーが内部のチームメンバーか外部のステークホルダーかによって、2つの方法があります。
内部のチームメンバーの場合：
閲覧権限を持つレポートにコラボレーターとして追加します。レポート→三点ドットメニューをクリック→ レポートを編集 → コラボレーターの欄で コラボレーターを追加をクリック→ユーザー／ユーザーグループを選択→ 権限で閲覧を選択 → 保存をクリックします。
コラボレーターとして追加されたユーザーはそのレポートの閲覧のみ可能になります。レギュラーユーザーの場合、そのプロファイルに関する閲覧権限を付与されるか、または特定のレポートにコラボレーターとして追加されない限り、レポートを閲覧することができません。
外部のステークホルダーやクライアントの場合：
レポートの外部共有リンクを作成して、外部ユーザーを受信者として追加します。
レポート→共有したいレポートを開く
画面右上にある共有リンクのアイコンをクリック
外部共有リンクを作成をクリック
Click (three-dots) beside the link just created and select Edit.
受信者の欄に、レポートを共有したい相手のメールアドレスを入力し、招待を送信をクリックします。
相手にはレポートの共有リンクが記載されたメールが届きます。Statusbrewへのログインなしでレポートへアクセスすることが可能です。
チームメンバーがエンゲージでマクロを使用できないのはなぜですか？
これはそのユーザーにエンゲージのフルアクセス権が付与されていないことが考えられます。レギュラーユーザーが返信ボックスでマクロを使うためには、エンゲージのフルアクセス権が必要です。
設定 → プロファイル→三点ドットメニュー→編集→権限から設定します。
エンゲージ機能すべてという権限は、会話閲覧、返信、アサイン、クローズ、マクロの使用が可能です。
プライマリーオーナー、オーナー、管理者は、マクロの作成・編集・削除が可能です。一方、フルアクセス権を持つレギュラーユーザーは、既存のマクロを返信に使用することのみが可能で、それを編集・管理することはできません。
オーナーのアクセス権限を制限することはできますか？
いいえ。オーナーは、エンゲージ、投稿、レポートの全機能とすべてのスペース、プロファイルへのアクセス権を持ち、それを制限することはできません。オーナーはプロファイルレベルで権限を付与される立場ではなく、制限やカスタマイズすることはできません。
誰かのアクセス権を制限する必要がある場合は、その人をレギュラーユーザーとしてください。レギュラーユーザーは一切の権限を持たない状態から始まり、必要な権限だけ（特定のプロファイルや特定の権限）を付与します。
オーナーからレギュラーユーザーに変更するためには、設定→ユーザー→変更する人を見つけ三点ドットメニューをクリック→編集でオーナーのチェックを外します。その後、適切なプロファイルやプロファイルグループの権限を割り当てて保存します。
この変更を行えるのはプライマリーオーナーのみです。オーナーは他のオーナーの役割を変更することはできず、この操作はプライマリーオーナーのみが可能です。
ユーザーに特定のプロファイルだけのアクセス権を付与することはできますか？
はい。最もよい方法はプロファイルグループを作り、必要なプロファイルだけをそれに追加し、ユーザーにそのプロファイルグループへのアクセス権限を付与することです。
プロファイルグループ経由でアクセス権を付与した場合は、各プロファイルからそのユーザーのアクセス権を忘れずに削除してください。
特定のユーザーに特定のプロファイルへのアクセス権を付与したい場合は、個別のプロファイルからアクセス権限を設定するようにしてください。
閲覧対象を特定のプロファイルやネットワークの会話だけに制限することはできますか
レギュラーユーザーの対してのみ、アクセスを制限することができます。
そのユーザーがスペースの管理者、またはプロファイルに対してすべての権限を持つ場合には、投稿、エンゲージ、レポートに関するすべての権限が自動的に付与されます。このアクセス権からエンゲージだけを分離し、個別に管理することはできません。
エンゲージの閲覧権限を特定のプロファイルやネットワークだけに制限したい場合は、そのユーザーをレギュラーユーザーとし、プロファイル別に権限を付与してください。
投稿のフルアクセス権を持っているのに予約投稿できない、承認申請できないのはなぜですか？
投稿機能すべての権限を持っているユーザーが予約投稿できなかったり、承認申請できなかったりする場合があります。
これは、無効な日時（＝過去の日時）が選択されている場合に起こります。例えば、以前投稿が下書きとして予約されており、過去の日時が選択されている場合などです。
これを解決するためには、これから先の日時を入力してください。それによって予約投稿や承認申請が可能になります。ネットワーク別に予約日時を設定している場合は、各ネットワークの予約日時をご確認ください。
それでも予約投稿や承認申請できない場合は、選択しているプロファイル、コンテンツ、メディア、承認ワークフローをご確認ください。