レポートの共有リンクを生成する
Statusbrewではレポートを簡単に共有することができます。この記事ではその方法をご紹介します。
共有リンクを使用すれば、チームメンバーはもちろん、外部のクライアントやステークホルダーとレポートダッシュボートを共有できます。しかもStatusbrewへのログインは不要です。
外部ユーザーはStatusbrewで表示されるのと同じレポートダッシュボードを、閲覧専用ビューで確認することができるようになります。そのため、関係者から即座にフィードバックを得ることができます。データの安全性確保のため、リンクの有効期限を設定することも可能です。
他にも様々な設定が可能です。早速始めましょう！
こちらはPremiumプラン以上をご利用の方にご利用いただける機能です。
はじめに
外部共有リンクボタンをクリックすることで、あなたがアクセスできるレポートダッシュボードの共有リンクを簡単に作成することができます。
共有リンクのタイトルや概要を追加し、リンクの有効期限を設定することができます。
各レポートダッシュボードには、複数の共有リンクを作成することができ、それぞれにふさわしいタイトルや概要、有効期限を設定することが可能です。
レポートダッシュボードにおける変更は、共有ページの更新をおこなうことで反映されます。
共有リンクを生成する
レポートにアクセスし、共有したいレポートダッシュボードを開きます。
右上にある共有リンクをクリックします。
外部共有リンクを作成をクリックします。
これによって、共有リンクが生成されます。デフォルトでは、レポートのタイトルと概要が、そのまま共有リンクのタイトルと概要として入力さます。
外部ユーザーは、データソースの変更、ウィジェットの追加や削除、レイアウト変更等はできません。
1つのレポートに複数の共有リンクを生成する
レポートにアクセスし、共有したいレポートダッシュボードを開きます。
すでに生成済みのリンクが下に表示されています。新しいリンクを生成するためには、右上のをクリックします。
これで新しい共有リンクが生成されました。必要なだけリンクを生成することが可能です。
複数のリンクで混乱することがないよう、それぞれの目的や用途にあったリンクのタイトルや概要を、忘れずに入力しましょう！
共有リンクを編集する
レポートの共有リンクは作成後に編集することが可能です。
レポートから編集したいレポートを開きます。
リンクを共有をクリックし、編集したいリンクの右端にある三点メニューをクリックし編集をクリックします。
編集画面では次のことを修正したり、編集することが可能です。
リンクの有効期限を設定する
Statusbrewでは最初に有効期限を設定することをお勧めしています。有効期限を設定せずにリンクを作成することも可能ですが、データの安全性確保のため、有効期限を設定しましょう。
共有リンクの編集画面を開きます。
リンクの有効期限のトグルボタンをオンにします。
有効期限を入力します。
リンクの有効期限が切れた後、共有リンク経由でレポートにアクセスすることはできません。ただし、レポートへのアクセス権限を持つあなたやチームメンバーは引き続きレポートへアクセスすることが可能です。
タイトルや概要を変更する
外部閲覧者のためにタイトルや概要を変更しましょう。クライアントやユーザごとに複数のリンクを作成するとき、それぞれにふさわしいタイトルや概要を入力しておけばリンクを管理が容易になります。
共有リンクの編集画面を開きます。
リンクのタイトル、概要を変更します。
データの日付範囲を設定する
レポートに反映される日付範囲を選択することが可能です。
リンクの編集画面を開きます。
日付範囲オプションへ移動し、カレンダーから選択、または日付範囲から選択のどちらかを選びます。
カレンダーから選択では、カレンダーが表示されるので開始日と終了日を選択します。
日付範囲から選択では、先月、過去7日間などいくつかのオプションが表示されるのでいずれかを選択します。
前週：この期間には前のカレンダー週（日曜日から土曜日まで）のデータが含まれます。このオプションは、週次のパフォーマンス評価やトレンド分析に最適です。
前月：この期間には前のカレンダー月全体のデータが含まれます。この期間は、月次パフォーマンスの包括的な概要を提供し、トレンド、パターン、および過去月の全体的な進捗を特定するのに役立ちます。
過去7日間：この期間には、前日までの直近7日間の連続データが含まれます。このローリング期間は、短期的なパフォーマンス監視や最近のトレンドと指標の変化を特定するのに役立ちます。
過去30日間：この期間には、前日までの直近30日間の連続データが含まれます。この期間は、最近のパフォーマンスの広範なビューを提供し、おおよそ1ヶ月間のトレンドとパターンを分析するのに役立ちます。
以上が基本的な設定ですが、下記のように他にも色々なオプションがあります。
タイムゾーンを設定する
デフォルトではStatusbrewにおけるあなたのアカウント設定のタイムゾーンが設定されます。が、そのままでは異なるタイムゾーンで作業するクライアントの混乱を招くかもしれません。そんな時は、タイムゾーンを設定しましょう。
共有リンクの編集画面を開きます。
タイムゾーンのオプションへ移動し、そのユーザーのタイムゾーンを選択します。
期間範囲を固定する
デフォルトでは、外部の閲覧ビューにおいて、ユーザーがデータの日付範囲を変更でき、希望する期間のデータに自由にアクセスすることが可能となっています。ですが、特定期間の閲覧に制限することも可能です。
共有リンクの編集画面を開きます。
日付範囲オプションへ移動し、期間範囲を固定にチェックを入れます。
期間範囲を設定しても、ユーザーはその範囲内で特定の日付または期間を選択し閲覧することは可能です。
比較期間を非表示にする
デフォルトでは選択された日付範囲の比較期間が外部ユーザーに表示される設定になっていますが、これを非表示にすることが可能です。
共有リンクの編集画面を開きます。
日付範囲オプションへ移動し、比較期間のチェックを外します。
データの期間範囲と比較期間の関係
期間範囲を固定、比較期間は非表示の場合：固定された範囲内のデータのみ閲覧可能で、比較期間は非表示
期間範囲を固定、比較期間は表示（チェックを入れた）場合：固定された範囲内のデータのみ閲覧可能で、デフォルトの比較期間が表示される
期間範囲を固定せず、比較期間は非表示の場合：自由に期間を選択し閲覧できるが、比較期間は表示されない
期間範囲を固定せず、比較期間は表示（チェックを入れた）場合：自由に期間を選択し閲覧可能、比較期間も自由に設定可能
公開オプションを設定する
デフォルトではリンクを知っている人であれば誰でもアクセスできるようになっていますが、以下の手順で変更が可能です。
共有リンクの編集画面を開きます。
公開設定のオプションへ移動し、ドロップダウンから招待のみ、または全体に公開のどちらかを選択します。
招待のみを選択すると特定の人に限りリンクへのアクセスを許可します。こちらを選択すると、あなた自身も受信者（下記参照）として追加しなければそのレポートにアクセスすることができません。
受信者を追加する
受信者としてユーザーのメールアドレスを追加し、リンクを記載した招待メールを送信簡単にレポートを共有することができます。
共有リンクの編集画面を開きます。
受信者のオプションへ移動します。
リンクを共有する相手のメールアドレスを入力します。カンマで区切って入力してください。
リンクと一緒に伝えたいメッセージがある場合は入力します(任意)。
招待を送信ボタンをクリックします。
入力したアドレスへメールが送信されます。公開設定オプションが招待のみになっている場合、このメールを受け取った人のみがリンクを閲覧できるようになります。
アクセス権を取り消す
受信者のアクセス権を取り消したいときは下記の手順で行います。
共有リンクの編集画面を開きます。
受信者のオプションへ移動します。
アクセス権を削除したいユーザーのメールアドレスの右にある赤字の取り消すボタンをクリックします。
一度取り消すと、即座にレポートへアクセスできないようになります。
メールを再送する
確実にリンクを送信するため、再度メールを送ることも可能です。送ったはずのメールが見当たらなかったり、削除してしまった場合は、この方法を活用してください。
共有リンクの編集画面を開きます。
受信者のオプションへ移動します。
再送したいユーザーを見つけ、メールアドレスの隣にある再送信ボタンをクリックします。
レポートリンクに関する留意事項
ライブデータの更新：オリジナルのレポートに加えた変更を閲覧用レポートへ反映させるためには、ページを更新してください。
共有リンクの有効期限設定：データ保護を高め、想定外のアクセスを避けるために、リンクの有効期限を設定することをお勧めします。期限が切れた後、リンクからはアクセスできなくなりますが、承認されているユーザーのアクセス権は引き続き有効です。
外部閲覧の制限：外部閲覧者はレポートの閲覧のみが可能です。編集やウィジェットの追加や削除、レイアウトの変更は行うことができません。
共有リンク詳細設定の変更： 共有リンクに関するあらゆる変更はリンクの編集画面にて行うことができます。また、加えた変更を外部の閲覧ページに反映させるためには、ページの更新を行ってください。
シームレスな共有：共有リンク先のデータにはStatusbrewにログインすることなく、チームメンバー、クライアント、ステークホルダーと共有することが可能です。
トラブルシューティングとFAQ
共有リンクにアクセスするにはStatusbrewアカウントが必要ですか？
いいえ、共有レポートリンクにアクセスするためにStatusbrewアカウントは必要ありません。共有リンクへのアクセスはその公開設定に依存します。「全体に公開」は誰でも開くことができ、「招待のみ」のリンクを開くにはユーザーはメールアドレスで認証する必要があります。
招待されたレポートリンクを再共有できますか？
はい、リンクをコピーして再度共有できますが、リンクの公開設定がが招待のみの場合、ユーザーはメールアドレスで認証する必要があります。
有効期限を迎えたレポートリンクは自動的に削除されますか？
いいえ、有効期限が切れた共有リンクは引き続き設定の共有リンクオプションに表示されます。そこから手動で削除できます。
共有されたレポートダッシュボードの日付範囲を変更できないのはなぜですか？
その場合、共有レポートリンクを作成したユーザーによってレポートの日付範囲がロックされていることが考えられます。
クライアントが共有レポートリンクを受信しないのはなぜですか？
次の理由のいずれかの可能性があります：
メールアドレスの確認
：受信者のメールアドレスが正しいことを確認してください。
迷惑メール/ジャンクフォルダの確認
：受信者に、迷惑メールまたはジャンクフォルダを確認するよう依頼してください。@statusbrew.comからのメールが誤ってフィルタリングされている可能性があります。
Statusbrewのホワイトリスト化
：受信者に、Statusbrewのメールアドレスをホワイトリストまたは安全な送信者リストに追加するよう指示し、将来のメールがブロックされないようにします。
メールブロッカー
：受信者の組織にメールブロッカーがあり、@statusbrew.comからのメールが受信されない可能性があります。その場合は、IT部門にStatusbrewドメインをホワイトリストに追加するよう依頼してください。