レポートの外部共有リンクを生成する
Statusbrewではレポートを簡単に共有できます。すべてのオプションを確認してみましょう。
チームメンバーやクライアント、ステークホルダーと言った組織内外の関係者を、 共有リンクを使って、あなたが作成したレポートダッシュボードを共有することができます。Statusbrewへのサインインは不要です。
共有リンクは、外部ユーザーに対して、Statusbrewと同じビューで、ただし閲覧専用のライブレポーティングダッシュボードを提供します。これによりクライアントやステークホルダーから即座にフィードバックをもらえるようになります。また、データを安全に保つため、リンクに有効期限を設定できます。
いろいろな機能があるので早速確認しましょう！
はじめに
外部共有リンクをクリックすることで、あなたがアクセスできるレポートダッシュボードの共有リンクを簡単に作成することができます。
共有リンクのタイトルや概要を追加し、リンクの有効期限を設定することができます。
各レポートダッシュボードには、複数の共有リンクを作成することができ、それぞれにふさわしいタイトルや概要、有効期限を設定することが可能です。
レポートダッシュボードにおける変更は、共有ページの更新をおこなうことで反映されます。
共有リンクを生成する
レポートにアクセスし、共有したいレポートダッシュボードを開きます。
上にある
リンクを共有をクリックします。外部共有リンクを作成をクリックします。
これによって、共有リンクが生成されます。デフォルトでは、レポートのタイトルと概要が、そのまま共有リンクのタイトルと概要として入力さます。
外部ユーザーは、データソースの変更、ウィジェットの追加や削除、レイアウト変更等はできません。
1つのレポートに複数の共有リンクを生成する
レポートにアクセスし、共有したいレポートダッシュボードを開き、
リンクを共有をクリックします。すでに生成済みのリンクが下に表示されています。新しいリンクを生成するためには、右上のをクリックします。
これで新しい共有リンクが生成されました。レポートには必要なだけリンクを生成することが可能です。
複数のリンクで混乱することがないよう、それぞれの目的や用途にあったリンクのタイトルや概要を、忘れずに入力しましょう！
共有リンクを編集する
レポートをどのように共有するのか設定するため、様々なオプションがあります。
共有リンクの編集ページを開く
まずは、共有リンクを設定するための編集ページを開きましょう。
共有リンクがあるレポートダッシュボードへアクセスします。
リンクを共有をクリックし、共有リンクのメニューを開きます。リンクにカーソルを合わせます。
リンク名の右横に三点メニュー が表示されます。
編集をクリックします。
これでリンクを編集できるようになります。
リンクの有効期限を設定する
初めに設定することを推奨しています。
共有リンクの編集ページを開きます(方法はこちら)。画面の一番下にある
リンクの有効期限へ移動し、トグルボタンをオンにします。リンクの有効期限となる日付を入力します。
有効期限を設定せずにリンクを作成することも可能ですが、データの安全性確保のため、有効期限を設定しましょう。
リンクの有効期限が切れた後、共有リンク経由でレポートにアクセスすることはできません。ただし、レポートへのアクセス権限を持つあなたやチームメンバーは引き続きレポートへアクセスすることが可能です。
タイトルや概要を変更する
まずは、外部閲覧者のためにタイトルや概要を編集しましょう。
共有リンクの編集ページを開きます(方法はこちら)。リンクのタイトルに新しいタイトルを入力します。リンクの概要に新しい概要を入力します。
異なるクライアントやユーザーのために、それぞれのタイトルをつけて、どの様に表示されるのか管理しましょう。
データの日付範囲を設定する
レポートに反映される日付範囲を選択することが可能です。
共有リンクの編集ページを開きます(方法はこちら)。日付範囲オプションへ移動します。カレンダーから選択を選び、 をクリックして日付を選択するか、または、
日付範囲から選択を選び、ドロップダウンから希望のオプションを選択します。
以上が基本設定ですが、より多くの設定が可能です。
タイムゾーンを設定する
デフォルトではStatusbrewにおける あなたのアカウント設定のタイムゾーンが設定されます。が、そのままでは異なるタイムゾーンで作業するクライアントの混乱を招くかもしれません。そんな時は、タイムゾーンを設定しましょう。
共有リンクの編集ページを開きます(方法はこちら)。日付範囲プションへ移動します。タイムゾーンのドロップダウンから希望のタイムゾーンを選択します。
これで設定できました！
期間範囲を固定する
デフォルトでは、外部の閲覧ビューにおいて、ユーザーがデータの日付範囲を変更でき、希望する期間のデータに自由にアクセスすることが可能となっています。ですが、特定期間の閲覧に制限することも可能です。
共有リンクの編集ページを開きます(方法はこちら)。日付範囲プションへ移動します。期間範囲を固定にチェックを入れます。
期間範囲を設定しても、ユーザーはその範囲内で特定の日付または期間を選択し閲覧することは可能です。
比較期間
デフォルトでは選択された日付範囲の比較期間が外部ユーザーに表示される設定になっていますが、これを非表示にすることが可能です。
共有リンクの編集ページを開きます(方法はこちら)。日付範囲プションへ移動します。比較期間にチェックを入れます。
期間範囲が固定されていない場合、ユーザーは必要に応じて比較期間を表示する／しないを選択できます。
公開設定を変更する
デフォルトではリンクを知っている人であれば誰でもアクセスできるようになっていますが、以下の手順で変更が可能です。
共有リンクの編集ページを開きます(方法はこちら)。公開設定のオプションへ移動します。ドロップダウンで
招待のみを選択するとt、特定の人にアクセスを制限できます。または、
全体に公開を選んで、誰でも閲覧できるようにします。
招待のみを選択するとあなた自身も受信者として追加しなければ、そのレポートにアクセスすることができません。詳しくは、下記の受信者の追加を確認してください。
受信者を追加する
受信者のメールアドレスを追加することで、タブを切り替えることなく簡単にレポートを共有できます。
共有リンクの編集ページを開きます(方法はこちら)。受信者のオプションへ移動します。Eメールアドレスに受信者のメールアドレスを、コンマで区切って入力します。任意で、共有リンクの送信メールに追加したいことがあれば
、メッセージに入力します。招待を送信ボタンをクリックします。
入力したアドレスへメールが送信されます。公開設定オプションが招待のみになっている場合、このメールを受け取った人のみがリンクを閲覧できるようになります。
アクセス権を取り消す
受信者のアクセス権を即座に取り消すことが可能です(方法はこちら)。
共有リンクの編集ページを開きます。受信者のオプションへ移動します。アクセス権を取り除きたいユーザーを確認します。
メールアドレスの右隣に
取り消すボタンがあるので、これをクリックします。
一度取り消されると、そのユーザーはただちに、メールで通知されたリンクからレポートを閲覧できなくなります。
メールを再送する
確実にリンクを届けるため、招待メールを再送することも可能です。
共有リンクの編集ページを開きます。受信者のオプションへ移動します。再送信が必要なユーザーを確認します。
メールアドレスの隣にある
再送信esendボタンをクリックします。
送ったはずのメールが見当たらない時や、削除してしまった時に便利です。
覚えておくべきこと
ライブデータ更新 – オリジナルのレポートダッシュボードに加えられた変更は、閲覧専用ページを更新することでその変更が反映されます。
リンクの有効期限 – 安全性と予期せぬアクセスを回避するため、有効期限を設定しましょう。期限が切れた後は、リンクからのアクセスはできなくなりますが、権限を持つユーザーは引き続きレポートにアクセスできます。
外部閲覧ページの制限 – 外部ユーザーはダッシュボードの閲覧のみが可能です。ウィジェットの編集、追加、削除またはレイアウト変更はできません。
共有リンクの設定変更 – 共有リンクの編集ページに加えられた変更は、外部閲覧ページを更新することで有効になります。
シームレスな共有 – Statusbrewのサインアップを必要とせず、チームメンバー、クライアント、ステークホルダーと簡単にレポートを共有できます。