こんにちは、ソーシャルメディアマネジメントのエキスパートStatusbrewです。
多店舗展開している企業のSNS運用において、最も頭を悩ませるのがアカウントの権限管理です。
飲食店やフィットネス、薬局、自動車販売店などの「店舗」を特に全国展開している企業様であれば、Statusbrewのお客様でも最初から完璧にアカウントの行方を追えている企業は多くありません。
まず、アカウントの行方とは、
全社、全店舗でどのSNSアカウントが作られているか？どれが店舗公式のものなのか？を把握している
公式アカウントだけではなく、店舗アカウントの運営者が誰であるか把握できている
店舗アカウントにログインできるユーザーのメールアドレスが把握できている
この状態であることが前提要件です。この3つをトラッキングできないと、情報発信のスピードが落ちたり、投稿ミス（正しくない情報を発信してしまう）のリスクが高まったり、さらに退職した担当者がいつまでもアカウントにログインしてしまうケースにつながります。
今回は、前述した内容をすべて解決するSNS管理ツール「Statusbrew」を使用した、長期目線で企業のソーシャル運営と管理を設計するための、権限管理の方法をご紹介します。
数百店舗規模でも運用可能な、実践的な設定シートを右下のライブチャット窓口で無料配布もしています。
Statusbrewを利用する最大のメリット: 強固な「全社アクセス管理」
たくさんの店舗を抱える企業がソーシャルメディアを運用する上で必ず課題となること、それは「アクセス権限の複雑さ」、そしてなかなか構築できずにいる「承認ワークフロー」ではないでしょうか。組織が大きければ大きいほど、複数のアカウントを使い分けたり、入退社が発生するたびにアクセス権限を管理しなくてはなりません。
多数のアカウント、ユーザーを抱えていると、アクセス権限の管理が煩雑になってしまいがちです。どのチームメンバーが特定のプロファイルにアクセスできるのか。投稿やレポート管理、監視業務を実行できるのは誰なのか。それが不明確なままでは、確認作業に時間を費やしてしまったり、炎上リスクのあるコンテンツの投稿につながる恐れもあります。
Statusbrewでは、組織のワークフローにおける役割に応じて、チームメンバーを個々のスペースやユーザーグループに招待し、特定のプロファイルまたはプロファイルグループへのアクセス権限を設定することが可能です。作業分担が明確になり、適切な人が適切なレベルのアクセス権限をもつことが保証されるので、チームのコラボレーションは向上し、セキュリティ管理も確かなものとなります。
ユーザーを追加することもできるので、コミュニケーションを一本化したり、タスクを任せるなどして、ソーシャルメディア活動における管理効率を高めましょう。複数人のプロファイル、機能ごとの階層アクセス権限や投稿単位でのプライバシー設定も可能です。複雑な組織構造をお持ちの企業様にこそおすすめしたいのが、わたしたちStatusbrewです。
【無料配布】4つのシートで実現する効率的な権限管理
シートを埋めるところから始める多店舗事業のソーシャルアカウント管理について早速紹介します。
4つのシートを1から埋め込んでいくことで、自動的にStatusbrewでのアカウントセットアップが完了するだけではなく、企業が今後、どの管轄にどこまでの権限を与えたいのか？を明確にします。
それでは、ファイルを開いて、4つに並ぶシートを確認します。
ユーザー一覧リスト（担当者の役割を定義する）
SNSプロファイル一覧リスト（承認フローの設計図のもと）
グループ管理リスト（権限の一括管理を実現）
SNSプロファイルアクセス設定リスト（具体的な権限を定義）
1.ユーザー一覧リスト（担当者の役割を定義する）
シートの1枚目では、どんなアカウント（プロファイル）を持っているか？よりも前
2.SNSプロファイル一覧シート：承認フローの設計図
二つ目のこのシートは権限管理の土台となります。
まずは、企業の持つ店舗アカウントをすべて洗い出します。できれば@statusbrew_shibuya のようにアカウント名とURLも持ち出します。
このアカウント名の横に、どんなコンテンツの場合に、誰が承認するのか？または承認が必要な内容か？を決定します。
どんなコンテンツが投稿されるのか（一般投稿/キャンペーン）
誰が承認するのか（第一承認者→第二承認者→最終承認者） という承認の流れを可視化します。
コンテンツタイプを細かく振り分けることで、パターン化が組みやすいですが、一般投稿としてひとまずは1プロファイルにつき1つのフローを考えてしまうのも良いでしょう。
3. グループ管理リスト
次のグループ管理は任意ですが、Statusbrewはグループ管理設計が便利なのでこのグルーピングもしてみてみましょう。
このシートでは、「権限の一括管理」を可能にするために、あらかじめあなたの企業での「グループ」を考えます。
「店舗スタッフ_渋谷」グループ
「コンテンツ承認チーム_a」グループ のように、役割でグループ化することで、権限管理の工数を大幅に削減できます。さらにStatusbrewではグループ化することで、一括の作業アサインやこの本権限設定も一度で行うことができます。そのため、グループ内でのユーザー（従業員）の入社退職の管理も１クリックで完了します。
4. プロファイルアクセス設定
ついにここで、「このプロファイルには、誰が、どこまで関与できるか？」を決定します。
ここまでの3つのシートの情報が、このシートで具体的な権限として設定されます。
Facebook Page Aというプロファイルに対して
店舗スタッフグループは「投稿作成（承認必要）」の権限
コンテンツ承認チームは「投稿機能すべて」の権限 というように、細かな権限設定が可能です。
SNS管理ツールStatusbrewで実現する100〜単位のソーシャルアカウントの権限設定
ここまでシートを埋めてしまえば、Statusbrewを100人、1000人規模で導入する際の初期設定が一気に簡単になります。
Statusbrewでサインアップすると、数百人規模の従業員のプロファイルごとへのアクセス制限を強固にしながら、承認ワークフロー付きの投稿ルーティーンを実現します。
①ユーザーの招待と役割設定
シートの1で記入したユーザーの一覧から、ユーザー名、メールアドレスを記入し、さらにこのユーザーをどのユーザーグループに所属させるか、そしてどのユーザータイプに当たるかを設定します。
大量のユーザーをCSVアップロード（従業員のパスワード管理したい場合は、あらかじめ本社が決定したものを一括設定可能）することで、上記画面からの入力をスキップすることもできます。
②ユーザーのグルーピング
ユーザーをあらかじめ、店舗や管轄、地域グループ等でグループ化することで、同じ権限を持つユーザーの集合体を決定し、例えば 東京都渋谷区のグループで誰かが退職すれば、そのユーザーをグループから外すことでアクセス権限を1クリックで制限します。
③ソーシャルプロファイルの接続
④プロファイル（グループ）単位のアクセス権限設定
